Crédit Impôt Recherche : les 5 erreurs qui coûtent cher !

Le crédit impôt recherche fait partie du paysage économique français depuis 1983. C’est même l’un des dispositifs préférés des entreprises. La preuve, 18 000 en bénéficient chaque année et ce nombre est en hausse. Avec la crise économique actuelle, le CIR est d’ailleurs en première ligne au chevet des entreprises.

Si de plus en plus de dirigeants s’intéressent donc à ce dispositif, on peut aussi s’attendre dans les mois à venir à une augmentation du nombre de contrôle par l’administration. Il est donc important de revenir sur les 5 erreurs à éviter absolument avec le CIR.

Au sommaire de cet article :

• Mal appréhender la notion de R&D
• Travailler avec des prestataires non-agréés
• Ne pas suivre les temps passés
• Attendre pour rédiger le dossier technique
• Rédiger une étude de marché à la place d’un état de l’art
• Une dernière erreur pour la route ?

Article mis à jour le 22/07/2024

Tous les dirigeants qui déclarent du CIR en sont persuadés : ils font de la R&D ! Mais chacun a sa propre conception de la notion de Recherche et Développement. Et celle-ci diffère parfois de la définition de l’administration.
Pour rappel, la R&D est une activité qui vise à un dépassement des connaissances du moment dans un domaine donné. Concrètement, si dans le cadre de son projet, une entreprise est face à une problématique technique et que les solutions connues ne lui permettent pas de la résoudre (car inexistantes ou non transposables) alors elle va devoir mener une activité de R&D pour lever ce verrou technologique. Une fois le verrou levé, elle aura ainsi fait avancer l’état des connaissances humaines dans son domaine. Elle aura fait progresser l’État de l’art. La R&D est une activité complexe qui s’apprécie au regard d’un prisme scientifique, technique.

Bien souvent, les dirigeants confondent la R&D avec la notion d’innovation. Ils pensent que parce qu’ils ont développé un produit innovant, ils font de la R&D. Ce n’est pas forcément le cas. La notion d’innovation s’apprécie quant à elle au regard du marché, de l’état de la concurrence. L’innovation caractérise le fait de développer/concevoir un produit (ou un logiciel), qui par rapport à la concurrence, apporte quelque chose de nouveau. Cette nouveauté peut s’apprécier de différentes manières. Cela peut être une nouveauté sur le plan technique, ergonomique, des fonctionnalités ou de l’éco-conception. Il est donc plus accessible de mener une activité innovante que de mener une activité de R&D. C’est pourquoi beaucoup plus d’entreprises devraient être éligibles au CII qu’au CIR.
La principale cause du redressement du crédit impôt recherche vient d’ailleurs d’un défaut d’éligibilité de l’entreprise, autrement dit l’administration considère qu’il y a une absence de R&D. D’où l’importance d’être accompagné par un spécialiste qui vérifiera en amont de la mission que vous répondez bien aux critères du dispositif. 😉

Le crédit impôt recherche permet de récupérer 30% des dépenses de R&D. Parmi ces dépenses, on trouve notamment les frais de sous-traitance. Concrètement vous pouvez récupérer 30% des honoraires de votre prestataire à qui vous avez confié des travaux de R&D. Oui mais à une condition : votre prestataire doit avoir un agrément CIR. L’agrément CIR est un document administratif qui atteste de la capacité d’une société ou d’un freelance à réaliser des travaux de R&D pour autrui. La liste de tous les détenteurs d’agrément CIR se trouve ici.

Si votre prestataire ne s’y trouve pas alors vous ne pourrez pas récupérer 30% sur ses factures passées. En revanche, votre prestataire peut faire une demande pour être agréé en 2024. Cela vous permettra de valoriser ses factures de 2024 en crédit d’impôt. La date limite pour déposer une demande d’agrément CIR est chaque année fixée au 15 mars.
Cette règle de l’agrément concerne uniquement les organismes privés. En revanche, si vous confiez une partie de votre R&D à un organisme public (laboratoire, université…), il n’a pas besoin d’avoir un agrément.

Le crédit impôt recherche permet de récupérer 30% des dépenses de personnel. Concrètement il s’agit de 30% d’une base constituée du salaire brut annuel, des cotisations patronales éligibles (41% du salaire brut annuel) et des frais de fonctionnement (43% du salaire brut annuel chargé).
Ainsi un ingénieur R&D, rémunéré 45 k€ brut annuel, permet à son entreprise de récupérer en CIR :
(45 x 1,41 x 1,43) x 0,3 = 27 k€ de CIR

Mais ce montant est à prendre au prorata du temps passé en R&D. Si cet ingénieur n’a passé que 50% de son temps sur les projets de R&D alors l’entreprise n’obtiendra que 13,5 k€ de CIR.

Il est donc important de bien suivre les temps passés par le personnel de R&D. Si l’administration n’impose pas aux entreprises d’avoir un système de suivi des temps, celui-ci facilite grandement la justification de votre crédit impôt recherche en cas de contrôle. L’administration peut en effet contester le calcul de votre crédit d’impôt en estimant que les temps annoncés sur certaines phases du projet ne sont pas réalistes. Nous vous recommandons donc de mettre en place un outil pour suivre de manière plus ou moins fréquente les temps en R&D réalisés par vos équipes pendant les différentes étapes des travaux.
Si vous n’avez jamais fait cet exercice, rassurez-vous, il est toujours possible de reconstituer les temps passé a posteriori. Mais le chiffrage doit être raisonnable et réaliste !

Dans le cadre d’une déclaration de CIR, il y a toujours 3 étapes à respecter pour commencer :

1. Vérifier l’éligibilité de ses projets
2. Calculer le montant de son crédit d’impôt
3. Remplir le Cerfa de déclaration et le transmettre à son comptable.

À la réception du Cerfa, l’administration peut très bien se contenter de ce document comme elle peut vous réclamer des pièces complémentaires afin de vérifier que vous êtes bien éligible au dispositif. Elle a d’ailleurs toute liberté de vous demander des pièces dans les 3 années qui suivent la déclaration.

Dans la très grande majorité des contrôles, l’administration va solliciter le dossier technique justificatif. Ce dossier vise à montrer que vous avez bien réalisé des travaux de R&D. L’administration a des attentes tant sur le fond que sur la forme. Il convient donc de rédiger un dossier technique complet. Il comporte notamment un état de l’art, une identification des verrous technologiques, une description de la démarche expérimentale et de vos travaux. Le meilleur moyen de réussir cet exercice est de prendre des notes tout au long de vos travaux, de conserver des schémas, des captures d’écran… mais surtout de rédiger le dossier rapidement après la déclaration pendant que vous avez encore les travaux bien en tête. Car n’oubliez pas que lorsque l’administration vous réclame le dossier technique, vous avez un mois pour lui fournir. Un mois pour décrire des travaux vieux de plusieurs mois voire de plusieurs années… bon courage ! Et c’est pourtant votre CIR qui est en jeu.

Pour être éligible au crédit impôt recherche, il faut faire de la R&D, c’est le critère de base. Comme nous l’avons vu, cette activité implique un dépassement des connaissances du moment. Mais pour prétendre repousser les limites de la connaissance dans un domaine, encore faut-il faire « un état des lieux »  de ces connaissances au démarrage des travaux. C’est ce que l’on appelle rédiger un état de l’art. Cet état de l’art est d’ailleurs une partie incontournable du dossier technique justificatif du CIR. L’administration attend dans cette partie une synthèse présentant l’ensemble des solutions existantes du domaine qui se doit d’être référencé ainsi qu’une explication des limites techniques de ces solutions.

Dans les faits, trop d’entreprises passent à côté du sujet et fournissent une étude de marché à la place d’un état de l’art. Or la R&D s’apprécie à travers le prisme scientifique et non pas en fonction du marché et de la concurrence. En revanche l’innovation s’apprécie en fonction de la concurrence, c’est pourquoi on retrouve bien une étude de marché dans le dossier technique justificatif du CII.

Plus généralement, un dossier technique mal rédigé ou qui ne répond pas aux attentes de l’administration (sur le fond comme sur la forme) peut entraîner un redressement. Car l’administration ne sera pas en mesure d’évaluer si vous faites bien de la R&D. C’est pourquoi il est primordial d’envoyer un dossier robuste, encore un autre intérêt d’être accompagné sur le sujet !

Vous connaissez maintenant les 5 principales erreurs à éviter avec le crédit impôt recherche. Mais avant d’achever cet article, on souhaitait vous en partager une toute dernière 🙂 : Une équipe R&D sans ingénieur ou docteur.

Comme nous l’avons vu, l’activité de R&D est complexe puisqu’elle permet de dépasser les connaissances du moment. L’administration attend donc que de tels travaux soient menés par une équipe composée d’au moins un ingénieur ou un docteur (ou niveau technique équivalent).

Si l’administration est sélective sur le niveau de qualification, une entreprise peut tout de même obtenir du crédit impôt recherche si sa R&D est menée par ce que l’on appelle un ingénieur maison. L’ingénieur maison n’a pas les diplômes requis mais il compense par l’expérience acquise. Mais avec ce type de profil, l’administration est particulièrement attentive à la complexité technique des travaux réalisés.

À présent, vous avez toutes les cartes en main. Et vous l’aurez compris, s’assurer de bien faire de la R&D, au sens de l’administration, est fondamentale avant de vous lancer dans une déclaration de CIR. Si vous avez un doute sur l’éligibilité de votre projet, faites le test en ligne !